Assistir a uma aula por VC

1. Para assistir uma aula ou sessão por VC, deverá receber do docente responsável (por mail ou publicada na página do Fénix) um link com o início de uma sessão. No caso geral, bastará carregar no link e seguir as instruções.
2. Nesta altura, deverá surgir um pedido de autorização para abrir a págin zoom.us.app. Este passo pode demorar algum tempo da primeira vez e poderá ser-lhe pedido para instalar a aplicação zoom;
3. Surge seguidamente a opção de fazer um teste do sistema de áudio. Sugere-se fortemente a realização preliminar deste teste em todas as sessões. Não demora mais do que 10 segundos e permite confirmar que o microfone e o áudio estão a funcionar corretamente;
4. Após estes passos, ser-lhe-á apresentado o ecrã principal do Zoom, já com a sessão / aula ativa. Relativamente a este ecrã, a maioria das opções são intuitivas. Na barra inferior deverá garantir que tem o microfone desligado. O aúdio só deverá ser ligado se houver uma indicação do moderador / docente para este efeito.
5. 5. Para mais informação sobre a configuração e operação do sistema zoom, consultar https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206618765-Zoom-Video-Tutorials.

Preparação da aula / sessão

A organização e agendamento de cada aula deve ser feita pelo docente responsável. Para este efeito, deverão ser seguidos os seguintes passos:

1. Aceder ahttps://videoconf-colibri.zoom.us/ e selecionar a opção “Agendar” que se encontra no lado direito da página.
2. Será nesta altura redirecionado para um écran Autenticação Federada, onde deverá selecionar a Universidade de Lisboa;
3. Será seguidamente redirecionado para um écran da Universidade de Lisboa, onde deverá selecionar IST;
4. Neste ponto, será redirecionado para o écran habitual de autenticação do IST/Fénix, onde se deverá autenticar com as suas credenciais;
5. Seguidamente ser-lhe-á pedida autorização para transmitir os dados de identidade exibidos para a FCCN;
6. Deverá nesta altura ter acesso ao seu perfil pessoal, onde poderá (opcionalmente) completar/editar parte dos seus dados;
7. Selecione seguidamente no menu à esquerda Meeting e seguidamente Schedule a New Meeting. Especifique no tópico o nome da disciplina.
8. Deverá seguidamente especificar o dia, hora e duração da aula (note que data está no formato mm/dd/yyyy). Para aulas semanais, poderá selecionar Recurring meeting e especificar a periodicidade e duração.
9. Seguidamente, deverão ser preenchidas as características técnicas da sessão. Neste processo, host é o docente organizador da sessão. Sem prejuízo de poder selecionar outras opções após estar familiarizado com o sistema, sugere-se a seguinte configuração incial:
   1. Seleccionar “Require meeting password“.
   2. Vídeo: Seleccionar “Video off” por omissão quer para o host quer para os participants. Isto permitirá evitar que cada aluno que entre inicie imediatamente a transmissão de imagem, e simultaneamente, controlar manualmente o instante de início de transmissão de imagem pelo docente;
   3. Áudio: seleccionar both;
   4. Meeting options:
      1. Seleccionar Enable join before host;
      2. Seleccionar Mute participants upon entry (importante, de forma a garantir que os microfones dos alunos estão desligados por omissão);
      3. Desseleccionar Enable waiting room;
      4. Desseleccionar Only authenticated users can join
      5. Desselecionar Record the meeting automatically
   5. Fazer Save;
10. Neste momento, ser-lhe-á apresentado um ecrã com um sumário da sessão e um linha com um URL que deverá ser distribuído aos alunos. Poderá copiar apenas este URL ou usar a opção Copy invitation, que colocará no clipboard uma mensagem de convite mais completa sobre mecanismos de acesso à sessão / aula.
11. Sugere-se que o URL ou o convite assim obtidos sejam distribuídos aos alunos via email (usando na página da disciplina do Fénix a opção gestão->alunos->enviar email aos alunos). De modo a minimizar a possibilidade a intrusões indesejadas, o URL não deve ser publicado como anúncio ou numa página pública. Caso se pretenda publicar o link no Fenix, sugere-se que seja criada uma secção no Fénix dedicada a aulas por video conferencia, com visibilidade restrita a alunos e docentes da disciplina, onde esse links podemos ser publicados.
12. Ainda na página de marcação da aula /sessão, na tabulação “Settings”, fazer scroll até “Screen Sharing”, e seleccionar em “Who can share” a opção “Host only”, para evitar a partilha indesejada de écran (esta opção pode sempre ser mudada durante a aula/sessão, caso seja necessário, usando o menu (^) acessível à direita de “Share Screen”). Mais abaixo, em “Annotation”, desligar a opção “Allow participants to use annotation tools to add information to shared screens”.
13. À hora da aula, deverá aceder ao sistema Colibri, autenticar-se e selecionar “My meetings”. À frente de cada sessão agendada está a opção Start, que deverá ativar;
14. Nesta altura, deverá surgir um pedido de autorização para abrir a página; zoom.us.app. Este passo pode demorar algum tempo da primeira vez e poderá ser-lhe pedido para instalar a aplicação zoom;
15. Surge seguidamente a opção de fazer um teste do sistema de áudio. Sugere-se fortemente a realização preliminar deste teste em todas as sessões. Não demora mais do que 10 segundos e permite confirmar que o microfone e o áudio estão a funcionar corretamente;
16. Após estes passos, ser-lhe-á apresentado o ecrã principal do Zoom, já com a sessão ativa. Relativamente a este ecrã, a maioria das opções são intuitivas. Poderá na barra inferior ligar ou desligar o vídeo ou o áudio, ou fazer a partilha do ecran para a apresentação de slides.
17. Para mais informação sobre a configuração e operação do sistema zoom, consultar https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206618765-Zoom-Video-Tutorials

Gravação e publicação das aulas/sessões

Ao agendar a sessão na plataforma Colibri/Zoom, é possível acionar uma opção para gravação das aulas/sessões no computador local ou, remotamente, na cloud da própria plataforma Colibri/Zoom (esta opção está disponível na última linha da página de agendamento). Durante a sessão o botão de gravação está também disponível na barra inferior, tendo um seletor à direita (^) que permite optar pela gravação local ou remota.

NOTA: por vezes, o número de sessões simultâneas do sistema Colibri a nível nacional ultrapassa o número máximo de licenças contratadas pela FCCN. Quando tal sucede, o sistema reverte para um modo de licenciamento gratuito, que durante o período de contingência COVID19 não tem limite de duração para Universidades, mas que não permite a gravação remota.

Para disponibilizar os vídeos aos alunos existem várias alternativas. Embora seja possível, depois da gravação, carregar os vídeos no Sistema Fénix, desaconselha-se fortemente esta opção, dado que não só sobrecarrega o sistema Fénix, que não foi otimizado para este tipo de utilização, como obriga os alunos a um processo moroso de download do ficheiro para visualização posterior.

Sugere-se, em alternativa, uma das três opções seguintes:

1. Armazenamento do vídeo na plataforma educast da FCCN
   A plataforma Educast (https://www.educast.fccn.pt/) é um serviço de gestão e distribuição de conteúdos de vídeo. A plataforma permite, para além do upload para o servidor central, a edição do vídeo e a sua posterior publicação, garantindo que os vídeos ficam disponíveis em 3 tipos de formatos: streaming, desktop e mobile. Os conteúdos produzidos ficam acessíveis ao público ou a toda a Universidade, consoante a opção. Existem também utilitários específicos para a gravação prévia (off-line) de aulas/sessões. Depois de fazer login na plataforma Educast, existem vários tutoriais com explicações detalhadas sobre a sua utilização (criação de um canal, definição de conteúdos, edição, etc).Para usar o serviço educast, selecionar a opção de gravação do vídeo no computador local (ou remotamente na cloud, e seguidamente fazer download). Poderá depois fazer o upload para a plataforma Educast, usando as instruções disponíveis em https://educast.fccn.pt/vod/clips/25b9xw725t/streaming.html?locale=pt.

   Depois do vídeo publicado na plataforma educast, poderá obter um link pela opção de partilha/sharing, e publicar este link na página do Fénix.

2. Armazenamento e divulgação do vídeo na plataforma OneDrive da Microsoft
   No agendamento da sessão, selecionar a opção de gravação do vídeo no computador local. Após este processo, poderá ser feito o upload do vídeo para o sistema de armazenamento OneDrive da Microsoft (http://onedrive.live.com), através da sua conta do Técnico, a qual tem espaço virtualmente ilimitado. Depois do vídeo estar no OneDrive, pode obter um link de acesso selecionando o ficheiro com o botão do lado direito do rato (deverá selecionar que todos os detentores do link podem ver). Este link poderá ser depois publicado na página da cadeira no Fénix.
   Para usar a conta institucional do OneDrive, é necessário ter acesso ao sistema OneDrive e Office365 subscrito pelo IST. Mais informações sobre este processo em https://si.tecnico.ulisboa.pt/software/microsoft-office-365/.
3. Armazenamento e divulgação do vídeo na plataforma Google Drive.
   No agendamento da sessão, selecionar a opção de gravação do vídeo no computador local. Após este processo, poderá ser feito o upload do vídeo para o sistema de armazenamento Google Drive (drive.google.com), através da sua conta do Técnico, a qual tem espaço virtualmente ilimitado. Depois do vídeo estar no Google Drive, pode obter um link de acesso selecionando o ficheiro com o botão do lado direito do rato (deverá selecionar que todos os detentores do link podem ver). Este link poderá ser depois publicado na página da cadeira no Fénix.

   Sublinha-se que, caso tenha uma conta gmail particular, é possível que ao selecionar drive.google.com obtenha acesso à sua conta pessoal, a qual tem espaço de armazenamento muito limitado. Ao aceder pela conta do Técnico, verá o logotipo do Técnico no canto superior direito. Caso tenha ambas as contas ativas, poderá alternar entre as duas contas usando o ícone com a sua inicial no canto superior direito. Para ativar a conta institucional do Google Drive, é necessário ativar a conta G-suite institucional do Técnico. Mais informações sobre a ativação do G-suite em https://si.tecnico.ulisboa.pt/servicos/servicos-externos/google-suite-for-education/

Conselhos técnicos

• Faça um teste prático antes da primeira aula. Envie um convite por mail para si próprio. Dado que o sistema funciona quer em portáteis, quer em smartphones ou tablets, poderá usar um destes dispositivos para monitorizar, por exemplo, a forma como está a ser partilhada e transmitida a sua imagem e/ou o écran;
• É fundamental avisar todos os participantes que deverão manter os seus microfones desligados, só os ativando para a realização pontual de perguntas. De outro modo, o som será afetado pelo número de microfones ligados ou pela existência de microfones defeituosos na audiência;
• Aconselha-se a que o vídeo dos alunos permaneça ligado para maior interactividade durante as aulas, excepto se houver condições que levem o docente a solicitar o contrário.
• Embora não seja indispensável, e o sistema possa com facilidade ser gerido apenas pelo docente, caso haja a possibilidade de haver um TA ou mesmo um aluno a dar apoio técnico para gerir a sessão e verificar eventuais intervenções e perguntas por chat, tal pode facilitar a componente de exposição por parte do docente. Para este efeito basta, depois do iníciar a sessão, selecionar a opção Manage Participants, onde é possível visualizar todos os participantes, selecionar o aluno ou TA e, seguidamente, more -> Make co-host.

Conselhos pedagógicos

Deverão ser tidas em especial atenção as notas do conselho pedagógico sobre ensino à distância, disponíveis em https://conselhopedagogico.tecnico.ulisboa.pt/ensino-remoto/

Sem prejuízo de outras opções, sugere-se a atenção aos seguintes pontos:

• Uma aula por videoconferência é normalmente, e por natureza, menos interativa que uma aula presencial e, por este motivo, mais difícil de acompanhar. Tente ser claro e ajustar o tempo de exposição;
• Caso precise de utilizar um quadro para escrita, prepare a posição da câmara do portátil de forma a enquadrar tanto quanto possível o quadro de forma legível. Tenha em atenção que, infelizmente, uma câmara de portátil de gama média poderá não ter a resolução suficiente para que o quadro seja facilmente visível pelos alunos. Verifique através de outro equipamento se o quadro está visível em termos de iluminação e eventuais reflexos.
• Recorde-se que, se estiver a usar um quadro, estará mais longe do microfone e por vezes de costas para a câmara e microfone. O volume do som ouvido pelos participantes, poderá, por este motivo, oscilar fortemente. Uma possibilidade para minimizar este problema é a utilização de um microfone/auscultador Bluetooth ligado ao portátil.

FAQs

1. Como sei quem são os participantes durante a minha sessão?Indique aos alunos que se deverão identificar claramente à entrada da aula/sessão, indicando o primeiro e último nome e o número de aluno.
2. Como sei quantos e quais participantes estiveram presentes na minha sessão/aula de vídeo conferência?Após o final da sessão, o número e nome dos participantes ficam disponíves na secção “Reports” do menu, do lado esquerdo da página de conta do Zoom.
3. Ao entrar na plataforma através do Colibri foi-me pedido para confirmar o e-mail e, seguidamente, para indicar se aceitava transferir a conta Zoom. Devo aceitar?Sim. Em resultado de uma atualização à base de dados de identidades do sistema Colibri realizada no dia 13/3/2020, todas as contas já existentes anteriormente e que realizaram um login posterior a esta data devem passar por este processo, o qual ocorre apenas uma vez.

Dúvidas

Dúvidas de natureza exclusivamente técnica deverão ser enviadas para os serviços de informática, através do endereço si@tecnico.ulisboa.pt.

Questões relacionadas questões pedagógicas e sobre o modo de funcionamento das aulas deverão ser submetidas ao Conselho Pedagógico, através do endereço cp@tecnico.ulisboa.pt.